Spoléhat se pouze na vlastní paměť nebo fyzický diář je v počátcích podnikání běžné, ale s rostoucím počtem zákazníků a zakázek se tento přístup stává rizikovým. Informace uložené pouze "v hlavě" klíčového pracovníka jsou pro zbytek firmy nedostupné a v případě jeho nepřítomnosti mohou vést ke stagnaci obchodu. Bohemia CRM nabízí systematické řešení, jak tyto fragmentované informace přenést do jedné centralizované digitální platformy, která slouží jako sdílená firemní paměť.
Tento přechod není jen o digitalizaci zápisků, ale o vytvoření strukturovaného ekosystému, kde jsou data navzájem propojena a aktivně pracují pro uživatele.
Centralizace dat: Konec hledání v e-mailech a sešitech
Základním kamenem řešení problému roztříštěných informací je modul Adresář. V prostředí Bohemia CRM Professional nefunguje pouze jako seznam kontaktů, ale jako centrální uzel, ke kterému se sbíhají veškeré další aktivity.
Když má obchodník data v hlavě, ví, že klient preferuje specifické podmínky dodání nebo že se s ním řešila reklamace před dvěma lety. V Bohemia CRM jsou tyto informace uloženy přímo na kartě klienta v sekci historie.
-
Kompletní historie komunikace: Ke každému kontaktu lze přiřadit proběhlé schůzky, telefonáty, e-maily i poznámky. Kdokoliv s oprávněním tak okamžitě vidí, co se s klientem řešilo naposledy, aniž by se musel doptávat kolegy.
-
Uživatelská pole pro specifická data: Každá firma potřebuje evidovat jiné údaje. Bohemia CRM umožňuje definovat vlastní uživatelská pole. Pokud jste dosud nosili v hlavě důležité detaily (např. typ používané technologie u klienta, datum konce smlouvy u konkurence), nyní pro ně vytvoříte strukturovanou kolonku, podle které lze následně i filtrovat.
Od pasivního diáře k aktivnímu plánování
Papírový diář je pasivní nástroj – pokud jej neotevřete, na úkol vás neupozorní. Bohemia CRM tento nedostatek řeší modulem Kalendář a Úkoly, který aktivně hlídá termíny.
Rozdíl je v provázanosti. Zatímco v diáři je poznámka "zavolat panu Novákovi" jen textem, v CRM systému je tento úkol přímo propojen s kartou pana Nováka. Jedním kliknutím se tak před hovorem dostanete k celé historii jeho zakázek a předešlé komunikaci.
-
Delegování úkolů: Pokud nestíháte, můžete úkol v systému jednoduše předat kolegovi. Ten dostane notifikaci a má k dispozici veškeré podklady, které by jinak zůstaly jen ve vaší paměti.
-
Sdílené kalendáře: Tým vidí vytížení ostatních kolegů, což usnadňuje plánování společných porad nebo výjezdů k zákazníkům, aniž by bylo nutné složitě obvolávat jednotlivé členy týmu.
Automatizace jako náhrada lidské paměti
Největším rizikem spoléhání se na "data v hlavě" je lidská chyba – zapomenutí. Bohemia CRM Professional disponuje nástrojem pro pracovní procesy (workflow), který dokáže rutinní paměťové úkony automatizovat.
Systém lze nastavit tak, aby hlídal důležité milníky za vás. Uživatel si nemusí pamatovat, že má týden po odeslání nabídky kontaktovat zákazníka. Pracovní proces může tento úkol vygenerovat automaticky v momentě, kdy je nabídka v systému označena jako odeslaná. Tím se zajišťuje, že žádný obchodní případ "neusne" jen proto, že obchodník měl příliš mnoho jiné práce.
Řízení obchodních případů
Místo nepřehledných tabulek v Excelu nebo poznámek na papíře nabízí systém strukturované vedení Obchodních případů. Každá zakázka má svůj životní cyklus – od první poptávky až po fakturaci a následný servis.
V Bohemia CRM vidíte v reálném čase, v jaké fázi se jednotlivé případy nacházejí. To je klíčové pro zastupitelnost. Pokud obchodník onemocní, jeho kolega může převzít rozjednaný obchodní případ a okamžitě vidí, v jakém je stavu, co bylo slíbeno a jaký má být další krok.
Výhody pro český trh
Bohemia CRM je český produkt, což přináší významné výhody pro tuzemské firmy, které přecházejí z "papírového" řízení:
-
Lokální podpora: Implementace systému a přenos dat z hlavy do softwaru může být náročný proces. Dostupná česká zákaznická podpora a konzultanti jsou v této fázi klíčoví pro úspěšné osvojení systému.
-
Srozumitelné prostředí: Názvosloví a logika systému odpovídají českým obchodním zvyklostem, což urychluje zaškolení pracovníků, kteří dosud žádný CRM systém nepoužívali.
Přechod na Bohemia CRM neznamená jen změnu nástroje, ale změnu filozofie práce. Znamená to vytvoření firemního kapitálu ve formě sdílené databáze, která zůstává ve firmě bez ohledu na fluktuaci zaměstnanců.