Rozhodování o výběru podnikového informačního systému je kritickým momentem pro každou rostoucí společnost. Na první pohled se nabídky CRM systémů "zdarma" (tzv. freemium modely) zdají být ideálním startovacím bodem pro malé a střední podniky, které chtějí digitalizovat své procesy bez počátečních investic. Realita provozu však často ukazuje, že tato bezplatná řešení s sebou nesou řadu skrytých nákladů, provozních omezení a rizik, která mohou ve výsledku výrazně převýšit cenu profesionálního placeného řešení.
Níže rozebíráme klíčové nevýhody bezplatných CRM systémů, zejména v kontextu potřeb českého trhu a legislativy.
1. Omezení funkčnosti a "umělé stropy"
Freemium model není charita, ale obchodní strategie. Jeho cílem je nalákat uživatele na základní funkce a následně jej přimět k přechodu na placenou verzi. Toho poskytovatelé dosahují nastavením přísných limitů, které dříve či později začnou firmu brzdit.
-
Limity počtu záznamů: Bezplatné verze často omezují počet kontaktů, firem nebo obchodních případů, které můžete do systému zadat. Jakmile firma začne růst, narazí na "strop" a musí přejít na drahý tarif.
-
Omezený počet uživatelů: Systém může být zdarma pouze pro jednoho nebo dva uživatele. Pro týmovou spolupráci je tak nepoužitelný.
-
Absence klíčových modulů: V bezplatných verzích často chybí pokročilé funkce, jako je například projektové řízení, fakturace nebo pokročilý reporting. Uživatel tak končí s "digitálním adresářem" místo plnohodnotného CRM.
2. Nedostatečná lokalizace pro české prostředí
Většina globálních CRM systémů nabízejících free verze nebere v potaz specifika českého trhu. To přináší značné komplikace v každodenní administrativě.
-
Chybějící integrace na české rejstříky: Profesionální české systémy, jako je Bohemia CRM, nabízejí přímé napojení na ARES či Justice.cz pro automatické načítání a ověřování dat o firmách. U zahraničních free řešení musí uživatelé tato data zadávat ručně, což zvyšuje chybovost a stojí čas.
-
Legislativní nedostatky ve fakturaci: Pokud systém umožňuje generovat doklady, často neumí pracovat se specifiky českého DPH, přenesenou daňovou povinností nebo tuzemskými požadavky na formát faktur (např. QR kódy).
3. Absence automatizace a pracovních toků
Moderní CRM není jen o evidenci dat, ale především o automatizaci rutinních činností. Bezplatná řešení obvykle postrádají možnosti definovat vlastní pracovní procesy (workflows).
Zatímco profesionální systémy umožňují nastavit automatické reakce na změny stavu (např. "pokud se obchodní případ neuzavře do 14 dnů, vytvoř úkol pro manažera"), ve free verzích je nutné vše hlídat manuálně. Tím firma přichází o hlavní výhodu digitalizace – úsporu lidské práce a eliminaci chyb z nepozornosti.
4. Rizika spojená s daty a bezpečností
Svěřit citlivá firemní data bezplatné službě s sebou nese inherentní rizika.
-
Vlastnictví a export dat: U některých freemium služeb může být problematické data jednoduše a kompletně exportovat v případě, že se rozhodnete odejít. Hrozí tak tzv. "vendor lock-in", kdy jste nuceni v systému zůstat, protože náklady na migraci dat jsou příliš vysoké.
-
Umístění dat a GDPR: U globálních free poskytovatelů nemusí být vždy jasné, ve kterém datacentru jsou data fyzicky uložena. Pro české firmy, které musí splňovat přísná pravidla GDPR, může být ukládání osobních údajů klientů na serverech mimo EU problematické.
-
Zálohování: Bezplatné tarify často negarantují pravidelné zálohování nebo obnovu dat v případě výpadku.
5. Chybějící nebo nekvalitní podpora
Když systém "zdarma" přestane fungovat nebo si nevíte rady s nastavením, obvykle nemáte kam zavolat.
-
Podpora pouze formou komunitního fóra: Místo garantované reakční doby od technika jste odkázáni na rady ostatních uživatelů na internetových fórech, často v angličtině.
-
Žádná implementační pomoc: Profesionální dodavatelé CRM nabízejí zaškolení a pomoc s nastavením systému na míru vašim procesům. U free řešení jste na vše sami, což vede k tomu, že systém je nastaven nevhodně a zaměstnanci jej odmítají používat.
6. Nemožnost přizpůsobení (Customizace)
Každá firma je unikátní a potřebuje evidovat specifické údaje. Freemium systémy jsou obvykle nabízeny jako "krabicová řešení" s minimální možností úprav.
-
Profesionální systémy umožňují definovat uživatelská pole na míru (např. specifické parametry produktů, interní klasifikace zákazníků).
-
V bezplatných verzích se musíte přizpůsobit vy systému, nikoliv systém vám. To často vede k obcházení systému a vedení paralelních evidencí v Excelu.
Závěr: Investice do profesionálního řešení se vrací
Ačkoliv se počáteční nulová cenovka může zdát lákavá, z dlouhodobého hlediska se freemium CRM systémy často prodraží – ať už kvůli nutnosti pozdějšího drahého upgradu, ztrátě efektivity kvůli chybějícím funkcím, nebo rizikům spojeným s bezpečností dat.
Pro české firmy je obvykle výhodnější zvolit od začátku profesionální systém s lokální podporou, který nabízí komplexní řešení včetně napojení na české rejstříky, možnosti pokročilých pracovních toků a garanci bezpečnosti dat.